ADMINISTRASI
PENGERTIAN
ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI
Leonard
D. WhiteDalam bukunya “Introduction to The Study
of Public Administration”, Leonard D. White mendefinisikan : “ Administrasi
adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok
Negara (swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil)”.
William
H. Newman
Dalam
bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan :
“Administrasi sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari
usaha-usha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat di
simpulkan bahwa Administrasi merupakan kegiatan mencatat,mengumpulkan dan
menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan.
Fungsi
atau Tugas
Ditinjau
dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan
(aktivitas)
yang
harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” (
memegang
jabatan
dalam manajemen suatu organisasi).
Dalam
setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi,
misalnya :
.Orang-orang
yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
.Orang-orang
yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
.Orang-orang
yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
.Orang-orang
yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
Unsur-Unsur
Pokok Administrasi
Jika
diperhatikan dari definisi-defisini para ahli, ditemukan setidak tidaknya ada
lima
unsur
pokok administrasi, antara lain :
Masukan (input)
Proses
/fungsi-fungsi administrasi
Keluaran
(output)
Sasaran
Administrasi
sebagai sistem.
MANAJEMEN
v PENGERTIAN
MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI
a) Prof. Dr. A.Sanusi,SH mengatakan
bahwa manajemen adalah suatu system tingkah laku manusia yang kooperatif dan
dipimpin secara teratur melallui usaha terus menerus serta merupakan tindakan
rasional.
b) John D. Millet
mengemukakan bahwa menejemen adalah proses pengarahan dan pemberian fasilitas
atau pekerjaan kepada orang-orang yang diorganisasikan didalam
organisasi-organisasi formal guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
v Dari
pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen merupakan suatu aktifitas
yang dimulai dengan perencanaan dilanjutkan dengan pelaksanaan melalui
pengorganisasian yang ditindaklanjuti dengan adanya kegiatan evaluasi dan
pengawasan.
v FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN
1) Perencanaan (Planning)
Tahap pertama dalam fungsi
manajemen adalah perencanaan. Tahap perencanaan merupakan kegiatan menentukan apa yang akan dilakukan
oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan dengan memperhitungkan sumber daya
yang dimilikinya. Kegiatan perencanaan meliputi menentukan tujuan jangka pendek
dan jangka panjang,merumuskan kebijakan dan prosedur,serta melakukan evaluasi
secara periodik untuk mengetahui sesuai tidaknya hasil yang dicapai dengan
perencanaan awal dan mencari alternative terbaik untuk mencapai tujuan.
Dalam penyusunan perencanaan harus
memenuhi prinsip-prinsip perencaan yang dekenal dengan 5W+1H yaitu:
a. What
, menyangkut apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan.
b. Why,
menyangkut mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan oleh perusahaan.
c. Where,
berkaitan dengan maalah dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan oleh
perusahaan.
d. When,
terkait dengan masalah kapan pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh
perusahaan.
e. Who,
menyangkut masalah siapa yang tepat melaksanakan pekerjaan tersebut.
f. How,
berkaitan dengan masalah bagaimana pekerjaan teersebut dikerjakan dan berapa
biaya yang diperlukan unntuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2)
PENGORGANISASIAN
Pengorganisasian pembagian tuas
yang akan dikerjakan dan pengembangan struktur organisasi atau struktur
perusahaan yang sesuai agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik.
Kegiatan pengorganisasian meliputi:
a. Penentuan
dan penelitian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaan.
b. Penggolongan
kegiatan – kegiatan perusahaan.
c.
Penugasan setiap
kegiatan kepada kelompok –kelompok tertentu sesuai dengan keahlian
masing-masing atau berpedoman pada the
right man on the right place.
3)
ACTUATING
(MENGGERAKKAN)
Aktivitas ini meliputi serangkaian
kegiatan untuk menggerakan, membimbing, dan mengarahkan agar bawahan merasa
senang dan bersedia bekerja dengan memanfaatkan segenap fasilitas yang dimiliki
organisasi dalam rangka untuk mencapai
tujuan organisasi.
Terdapat beberapa aktivitas
manajmen yang senyawa dengan actuating,yaitu:
a. Kepemimpinan
(leadership)
Kepemimpinan (leadership) adalah
keseluruhan tingkah laku manusia yang mengandung unsur-unsur kemampuan lebih dari paa kemampuan orang lain didalam
lingkungan suatu kerja yang dapat memengaruhi orang lain untuk bekerja sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi dalam
mencapai tujuan selain dipengaruhi oleh kerja sama dari semua pihak yang
terdapat dalam organisasi,juga dibutuhkan pemimpin yang mampu membimbing,
menuntun, dan memengaruhi bawahan agar bekerja sebaik-baiknya dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi.
b. Staffing
Staffing merupakan pembinaan bagi
pegawai oleh atasan,agar karyawan lebiih bersemangat dan memberikan hasil yang
terbaik bagi perusahaan.
c. Motivating
Motivating merupakan proses
kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat kerja serta
kerelaan kerja para karyawan demi tercapainya tujuan organisasi.
Pemberian motivasi meliputi:
ü Mengkomunikasikan
dan menjelaskan tujuan organisasi kepada para bawahan.
ü Menentukan
standar pelaksanaan pekerjaan.
ü Memberikan
bimbingan kepada para bawahan.
ü Memberikan
penghargaan kepada bawahan yang berprestasi.
4)
PENGENDALIAN
atau PENGAWASAN (CONTROLLING)
Pengendalian merupakan kegiatan
yang dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi ada tidaknya
pnyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan.
Kegiatan pengawasan meliputi
sebagai berikut:
a) Untuk
mengetahui segala sesuatu kegiatan yang telah berjalan sesuai dengan
perencanaan awal.
b) Untuk
mengetahui apa segala instruksi kerja dan metode kerja yang dilkukan sesuai
perintah yang diberikan atasannya.
c) Untuk
mengetahui timgkat efisiensi kerja.
Dalam
sebuah perusahaan atau organisasi,kegiatan pengawasan meliputi beberapa hal di
bawah ini:
Ø Menentukan
Standar
Ø Mengadakan
Komparasi (memperbandingkan)
Ø Menyusun
Laporan
Ø Mengadakan
Perbaikan
Adapun
jenis-jenis pengawasan yang dapat dilakukan adalah:
a) Internal
Control,yaitu pengawasan yang langsung dilakukan atasan terhadap bawahannya.
b) Eksternal
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pihak lain diluar organisasi.
c) Social
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat luas terhadap
pelaksanaan kegiatan suatu organisasi.
v PRINSP-PRINSIP
MANAJEMEN
1. Pembagian
Kerja (Division of Labour)
Pembagian kerja disesuaikan dengan
kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Tujuan dari
pembagian kerja adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dengan usaha
yang sama. Pembagian kerja dalam sebuah perusahaandapat menggunakan prinsip the
right man in the right place artinya dengan menempatkan karyawan sesuai dengan
kemampuan yang dimilikinya.
2. Prioritas
atau Wewenang (Authority)
Manajer memiliki wewenang untuk
memberikan perintah kepada bawahannya untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas yang diberikan. Seorang manajer meskipun memiliki otoritas untuk
memerintah, namun hharus tetap memiliki keahlian yang sesuai dengan pekerjaan
yang menjadi otoritasnya, sehingga dapat menjadi contoh bagi bawahannya.
3. Disiplin
(Dicipline)
Disiplin merupakan sikap
menghormati dan melaksanakan aturan dan kesepakatan yang mengatur pola kerja
organisasi. Dalm sikap disiplin aka nada perlakuan adil bagi setiap orang dalam
berbagai tingkatan manajemen.
4. Kesatuan
Perintah (Unity of Command)
Karyawan harus tau kepada siapa
harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang di perolehnya.Setiap
karyawan harus menerima petunjuk dan mempertanggungjawabkan suatu kegiatan
hanya pada satu atasan saja.
5. Kesatuan
Arah (Unity of Direction)
Setiap kegiatan yang terdapat pada
sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang sama hendaknya berpegang pada satu
kebijakan. Untuk mencapai suatu tujuan bersama diperlukan adanya suatu kesatuan
arah, sehinggaa tidak akan terjadi perbedaan arahan yang menyebabkan tujuan
tersebut tidak tercapai.
Categories:
